De ce un ghid dedicat e-Factura (nu doar checklistul post-înființare)
Blogul Lexter acoperă post-înființarea (SPV, activarea e-Factura), TVA, SAF-T, micro 1%, impozit pe profit, plățile cu card și dividendele. e-Factura apare ca pas de start, dar căutările „e-Factura obligatoriu 2026”, „5 zile lucrătoare”, „amenzi e-Factura”, „B2C vs B2B” și „PDF nu e suficient” rămân cele mai frecvente după ce firma emite prima factură — fără un ghid dedicat pe termene și sancțiuni.
Cele cinci subiecte dominante: (1) cine transmite și pe ce relații (B2B/B2C/B2G), (2) termenul de 5 zile lucrătoare din OUG nr. 89/2025, (3) amenzile pe categorii + 15% B2B, (4) XML în SPV față de PDF pe e-mail, (5) facturi primite, stornări și greșeli frecvente. Date actualizate la 27 iulie 2026, inclusiv Legea nr. 88/2026.
1. Cine este obligat: toate SRL-urile pe B2B, B2C și B2G
Orice SRL stabilit în România care emite facturi trebuie să le transmită în sistemul național RO e-Factura (OUG nr. 120/2021, cu modificările ulterioare) — indiferent de cifra de afaceri, de regimul micro 1% sau impozit pe profit 16%, și indiferent dacă ești plătitor TVA sau nu.
Obligația acoperă: B2B (facturi către alte firme/PFA/ONG cu activitate economică), B2C (facturi către persoane fizice) și B2G (instituții publice). Un PDF pe e-mail sau WhatsApp nu înlocuiește transmiterea XML în SPV.
Legea nr. 88/2026 (în vigoare de la 1 iunie 2026) a făcut opțională e-Factura pentru anumiți furnizori persoane fizice identificați prin CNP, agricultori pe regim special și institute culturale străine. SRL-ul tău nu intră în această excepție: rămâne obligat ca emitent. Pentru B2C, dacă clientul PF nu oferă CUI/CNP, poți folosi codul de 13 zerouri în locul identificatorului fiscal al beneficiarului.
2. Termenul 2026: 5 zile lucrătoare, nu calendaristice
Din 1 ianuarie 2026, termenul-limită de transmitere în RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită de emitere prevăzută la art. 319 alin. (16) Cod fiscal (OUG nr. 89/2025 — „trenuleț”).
Zilele lucrătoare exclud sâmbăta, duminica și sărbătorile legale. Calculul urmează Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 1182/71: ziua emiterii nu se numără; termenul începe a doua zi și se încheie la sfârșitul celei de-a cincea zile lucrătoare.
Exemplu (iulie 2026): factură emisă vineri 24 iulie → zile lucrătoare: luni 27, marți 28, miercuri 29, joi 30, vineri 31 iulie. Termenul practic: până la sfârșitul zilei de 31 iulie 2026. Nu amâna până în ultima zi — erorile de validare XML pot bloca transmiterea.
3. Amenzi: 1.000–10.000 lei pe categorie + 15% din valoare la B2B
Nerespectarea termenului de 5 zile lucrătoare (pentru una sau mai multe facturi cu scadență de transmitere în aceeași lună calendaristică) se sancționează diferențiat:
- Contribuabili mari: 5.000–10.000 lei.
- Contribuabili mijlocii: 2.500–5.000 lei.
- Celelalte persoane juridice (majoritatea SRL-urilor mici) și persoane fizice: 1.000–2.500 lei.
- B2B suplimentar 15% din valoarea facturii: dacă emitentul nu transmite prin RO e-Factura, sau dacă destinatarul înregistrează o factură B2B primită doar pe alte canale (ex. PDF pe e-mail).
4. XML în SPV vs PDF: ce contează la control
RO e-Factura înseamnă fișier XML structurat (standard EN 16931, sintaxă UBL/CII CIUS-RO), transmis prin Spațiul Privat Virtual ANAF. După validare, factura primește index de încărcare și sigiliu electronic — acesta este documentul fiscal opozabil în relația B2B.
Software-ul de facturare integrat cu SPV (sau încărcarea manuală în SPV) generează și transmite XML-ul. PDF-ul rămâne util pentru citire umană și arhivă, dar fără XML valid în sistem, obligația nu e îndeplinită.
Premisa tehnică: SPV activ + semnătură electronică calificată (sau flux automat din soft). Vezi ghidul post-înființare pentru activarea SPV imediat după certificatul ONRC — fără SPV nu poți transmite e-Factura.
Ca destinatar ești expus la amenda de 15% dacă înregistrezi facturi B2B primite doar pe e-mail. Verifică în SPV recipisele de transmitere înainte de plată și contabilizare.
5. Facturi primite, stornări și greșeli frecvente
Ca destinatar, descarci facturile din SPV, le verifici (furnizor, CUI, sumă, TVA) înainte de plată și le înregistrezi doar pe baza documentului din sistem. În 2026 circulă și facturi false în e-Factura — verificarea pre-plată e obligatorie în practică.
Stornarea/corectarea se face tot prin e-Factura: factură de storno sau document de corecție transmis în același sistem, nu doar un e-mail de „anulare”. Păstrează coerența cu Declarația 300/394 dacă ești plătitor TVA și cu SAF-T (D406) — datele se încrucișează la control.
- Greșeală: trimiți doar PDF și crezi că ești conform.
- Greșeală: numeri 5 zile calendaristice în loc de lucrătoare (sau invers, amâni fără să numeri weekendurile corect).
- Greșeală: înregistrezi facturi B2B primite pe e-mail fără XML în SPV → risc 15%.
- Greșeală: lași softul pe „draft” și nu verifici recipisa de succes în SPV.
- Greșeală: confunzi e-Factura cu SAF-T — sunt sisteme diferite (facturi vs fișier de control contabil).
Checklist: e-Factura pentru SRL (iulie 2026)
Parcurge pașii după certificatul ONRC:
- Activează SPV ANAF cu semnătură calificată (ghid post-înființare).
- Configurează software de facturare cu export/transmitere RO e-Factura.
- Testează o factură de probă și verifică recipisa fără erori în SPV.
- Setează reminder intern: transmitere în maximum 2–3 zile lucrătoare (nu în a 5-a).
- Pentru B2C fără identificator: folosește codul de 13 zerouri unde legea permite.
- Descarcă săptămânal facturile primite; nu plăti fără verificare.
- Corelează cu TVA (D300/D394), micro/profit (D100) și SAF-T — aceleași CUI-uri și sume.
Lexter și e-Factura
Lexter te ajută la înființarea SRL — act constitutiv, dosar ONRC, date pentru SPV. Nu emite facturi, nu transmite XML în RO e-Factura și nu configurează software-ul de facturare.
După certificat, e-Factura este obligația ta (și a contabilului / softului ales), pe tot ciclul de viață al firmei.
Limitări
Ghid informativ la 27 iulie 2026. OUG nr. 120/2021, OUG nr. 89/2025, Legea nr. 88/2026 și procedurile ANAF se pot actualiza. Verifică anaf.ro. Nu constituie sfat fiscal sau contabil.
Întrebări frecvente
- Este e-Factura obligatorie pentru toate SRL-urile în 2026?
- Da. Orice SRL care emite facturi trebuie să le transmită în RO e-Factura pentru B2B, B2C și B2G — indiferent de micro/profit sau TVA. Excepțiile din Legea 88/2026 vizează anumiți furnizori persoane fizice, nu SRL-urile.
- Care este termenul de transmitere în 2026?
- 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii (OUG nr. 89/2025), nu 5 zile calendaristice. Ziua emiterii nu se numără; weekendurile și sărbătorile legale se exclud.
- Ce amendă risc dacă nu trimit factura la timp?
- Pentru majoritatea SRL-urilor mici: 1.000–2.500 lei. Contribuabili mijlocii: 2.500–5.000 lei; mari: 5.000–10.000 lei. În B2B se poate adăuga 15% din valoarea facturii dacă nu se transmite deloc prin sistem.
- Un PDF pe e-mail este suficient?
- Nu. Obligația se îndeplinește doar prin XML valid transmis în SPV (RO e-Factura). PDF-ul poate însoți factura, dar nu o înlocuiește.
- Ce s-a schimbat prin Legea 88/2026?
- Din 1 iunie 2026, anumiți furnizori PF identificați prin CNP, agricultori pe regim special și institute culturale străine nu mai sunt obligați să folosească e-Factura (pot opta). SRL-urile rămân pe deplin obligate ca emitenți.
- Care este diferența față de ghidul post-înființare?
- Post-înființarea explică activarea SPV și e-Factura în primele zile. Acest ghid detaliază termenele, amenzile, B2B/B2C, XML vs PDF și greșelile de operare pe termen lung.
- Lexter transmite facturile mele în e-Factura?
- Nu. Lexter pregătește documentele de înființare SRL. Transmiterea e-Factura se face din software-ul tău de facturare / SPV, de regulă cu sprijinul contabilului.