De ce un ghid dedicat plăților cu cardul pentru SRL
Blogul Lexter acoperă înființarea SRL, post-înființarea (SPV, e-Factura, cont bancar), regimul micro 1%, TVA, remunerarea administratorului și modificările ONRC. Contul bancar apare în checklistul post-certificat, dar obligația de a accepta plăți electronice de la clienți — una dintre cele mai căutate teme din 2026 — nu are încă un ghid dedicat.
Cele cinci subiecte dominante pe care le acoperim aici: (1) cine trebuie să accepte mijloace moderne de plată de la 1 ianuarie 2026, (2) ce înseamnă în practică (POS, SoftPOS, link plată, RoPay), (3) excepția firmelor care operează exclusiv prin bancă, (4) amenzile ANAF și diferența între refuz și neconformare, (5) cum te pregătești ca SRL nou sau existent. Date actualizate la 14 iulie 2026.
1. Cine este obligat: toate firmele ONRC, fără plafon de încasări
De la 1 ianuarie 2026, Legea nr. 239/2025 modifică OUG nr. 193/2002 și impune persoanelor fizice și juridice înregistrate la Registrul Comerțului (Legea nr. 265/2022) obligația de a accepta plăți efectuate prin mijloace moderne de plată — nu doar numerar.
Regula se aplică SRL-urilor, PFA-urilor, întreprinderilor individuale și familiale, sucursalelor și altor entități ONRC care desfășoară activități economice și încasează bani de la clienți. Pragul vechi de 50.000 lei încasări anuale în numerar a fost eliminat: indiferent de cifra de afaceri, dacă folosești numerar la încasări sau plăți, trebuie să oferi și o opțiune electronică.
Obligația nu înseamnă interzicerea numerarului — înseamnă că atunci când clientul alege plata electronică, trebuie să poată plăti. SRL-urile nou-înființate intră în sfera legii din prima zi în care încasează, nu după un an de activitate.
2. Ce sunt mijloacele moderne de plată: POS nu e singura opțiune
Legea nu impune un terminal POS clasic pe tejghea. Cere o soluție funcțională de plată electronică. Variantele acceptate în practică includ:
- Terminal POS clasic (card fizic, contactless, NFC) — necesită contract cu procesator de plăți și cont de plăți.
- SoftPOS / Tap to Pay — aplicație pe telefon sau tabletă care acceptă cardul fără hardware dedicat.
- Link de plată sau cod QR — clientul plătește online după factură sau la punctul de vânzare.
- Aplicații cont-la-cont (RoPay) — transfer instant între conturi bancare, fără numerar.
- Alte instrumente electronice acceptate de instituțiile de plată autorizate.
3. Excepția: toate operațiunile exclusiv prin conturi bancare
Art. 1 alin. (1³) din OUG nr. 193/2002 (forma consolidată după Legea 239/2025) prevede că entitățile care efectuează toate operațiunile de plată și încasare exclusiv prin conturi deschise la instituții de credit nu au obligația de a accepta mijloace moderne de plată.
Excepția este strictă: o singură încasare în numerar sau o singură plată cash către furnizori poate rupe condiția. Consultanța B2B cu facturi și transfer bancar, SaaS cu abonamente pe IBAN sau servicii profesionale fără contact fizic cu clientul sunt scenarii tipice de excepție — dar verifică cu contabilul dacă operațiunile tale sunt 100% bancare.
Dacă ai și numerar (chiar ocazional) și și clienți persoane fizice la fața locului, excepția nu se aplică. Vezi ghidul post-înființare pentru deschiderea contului bancar și vărsarea capitalului — contul este premisa pentru orice soluție POS sau link de plată.
4. Amenzi ANAF: refuz 5.000–7.500 lei vs neconformare 20.000–50.000 lei
Regimul sancționator din OUG nr. 193/2002 distinge două fapte, cu amenzi diferite — controlul este în competența ANAF:
- Refuzul de a accepta plata prin mijloace moderne când clientul o solicită: amendă 5.000–7.500 lei (art. 3 alin. (1) lit. e) și (2) lit. a)).
- Nerespectarea obligației generale de a asigura acceptarea plăților moderne (lipsă infrastructură / neconformare cu art. 1 alin. (1²)): amendă 20.000–50.000 lei (art. 3 alin. (2) lit. c)).
- Refuzul instituțiilor acceptante de a instala terminalul în termenul legal: amendă 20.000–50.000 lei.
- Distrugerea sau deteriorarea terminalelor de plată: amendă 20.000–50.000 lei.
5. Cum te conformezi: pași practici pentru SRL (iulie 2026)
La 14 iulie 2026, obligația rulează de peste șase luni — controalele ANAF și reclamațiile clienților sunt scenarii reale, nu teoretice. Checklist de conformare:
- Evaluează fluxul de încasări: numerar la fața locului, B2B pe factură, online, mixt?
- Dacă nu ești în excepția 100% bancar: alege o soluție (POS, SoftPOS sau link plată) înainte de prima încasare de la client.
- Deschide cont de plăți la bancă sau procesator — sumele din card se viră acolo; contul curent operațional al SRL-ului rămâne separat.
- Compară comisioane: procesatori diferiți percep 0,8%–2,5% + cost lunar; SoftPOS poate fi mai ieftin decât terminal dedicat.
- Instruiește echipa: la cererea clientului, plata electronică nu poate fi refuzată.
- Documentează demersurile (contract procesator, activare soluție) — util la control dacă apare întârziere tehnică.
- Integrează cu e-Factura: factura electronică și încasarea electronică sunt obligații paralele din 2026.
Bonus: avans în numerar la POS — plafon 500 lei
OUG nr. 193/2002 permite comercianților să ofere serviciul de avans în numerar la terminalele de plată (clientul plătește cu cardul și primește cash). Condiții din forma consolidată 2026: avans maxim 500 lei per operațiune, evidențiere distinctă pe bonul fiscal, comision perceput de la client de maximum 1% din valoarea avansului. Serviciul este opțional, nu obligatoriu.
Lexter și obligația de plată electronică
Lexter te ajută la înființarea SRL — act constitutiv, dosar ONRC, date pentru cont bancar. Nu contractează procesatori de plăți, nu instalează POS și nu reprezintă firma la controale ANAF.
După certificat, deschiderea contului bancar și alegerea soluției de plată electronică rămân pași separați — dar esențiali dacă încasezi de la clienți și nu ești în excepția exclusiv bancară.
Limitări
Ghid informativ la 14 iulie 2026. Legea nr. 239/2025, OUG nr. 193/2002 și practica ANAF se pot actualiza. Verifică legislația la zi pe legislatie.just.ro și comunicările ANAF. Nu constituie sfat juridic sau fiscal.
Întrebări frecvente
- Este obligatoriu POS-ul pentru SRL din 2026?
- Este obligatoriu să accepți plăți prin mijloace moderne de plată (card, aplicații, link plată etc.), nu neapărat un terminal POS clasic. Obligația vine din Legea 239/2025, aplicabilă de la 1 ianuarie 2026, pentru entitățile ONRC care nu operează exclusiv prin bancă.
- Care este plafonul de încasări pentru obligația POS?
- Nu mai există plafon. Pragul vechi de 50.000 lei încasări anuale în numerar a fost eliminat. Orice SRL ONRC care folosește numerar la încasări sau plăți trebuie să ofere și plată electronică.
- Ce amendă risc un SRL fără POS în 2026?
- Refuzul efectiv al plății cu card: 5.000–7.500 lei. Nerespectarea obligației generale de a asigura infrastructura de plată electronică: 20.000–50.000 lei. Sancțiunile sunt prevăzute în OUG nr. 193/2002, cu modificările Legii 239/2025.
- SRL-ul meu lucrează doar cu transfer bancar. Am nevoie de POS?
- Nu, dacă toate încasările și plățile firmei se fac exclusiv prin conturi la instituții de credit, fără numerar. Excepția este strictă — o singură operațiune cash poate activa obligația.
- Pot folosi telefonul în loc de terminal POS?
- Da. SoftPOS / Tap to Pay și linkurile de plată sunt soluții valide de mijloace moderne de plată, atâta timp cât clientul poate plăti electronic când solicită.
- Care este diferența față de ghidul post-înființare?
- Post-înființarea acoperă contul bancar, SPV și e-Factura. Acest ghid detaliază obligația separată de a accepta plăți cu card și alte instrumente electronice de la clienți, conform Legii 239/2025.
- Lexter îmi configurează POS-ul?
- Nu. Lexter pregătește documentele de înființare SRL. Contractul cu procesatorul de plăți și activarea POS/SoftPOS se fac direct cu banca sau furnizorul ales, după certificatul ONRC.